Цели разработки.

Цели разработки управленческих учетных систем на малых и средних предприятиях бывают трех типов: решить реальные проблемы, заменить калькулятор ноутбуком, адаптировать внедренные на предприятии стандартные учетные программы к потребностям состоявшегося бизнеса.

Грамотный подход к разработке учетных систем предполагает ясное понимание и осознание того факта, что внедрение учетной системы не уменьшит количества проблем, но заменит каждую большую проблему меньшей проблемой. Например, если до внедрения учетной системы на складе было воровство, то после внедрения воровство прекратится, но обнаружится пересортица. Опыт показывает, что количество проблем – практически величина постоянная. Такого, чтобы «программа решила проблемы» - не бывает. Но использование управленческой учетной системы, разработанной для конкретного бизнеса, переводит его на качественно новый уровень, несомненно, более высокий уровень. Прежде всего, в ходе разработки неизбежно создается качественная модель бизнеса. Существенная управленческая информация из мозгов и блокнотов менеджеров переходит в электронные справочники учетной системы. Бизнес в результате систематизируется, становится более управляемым. Появляется принципиальная возможность сосредоточиться на перспективных проектах, на качественном стратегическом планировании и управлении. Не имея адекватного инструмента в виде управленческой учетной системы, моделирующей бизнес, есть возможность только оперативного учета и оперативного управления…

Задача по замене калькулятора ноутбуком (то есть разработка «с нуля») успешно решается в том случае, если бизнес как таковой уже состоялся, то есть калькулятор загружен и перегружен калькуляцией реальных товаров и денег. В этом случае всё просто. Приобретается ноутбук, приглашается программист, ему рассказывают о вычислениях на калькуляторе, и вскоре эти вычисления уже вычисляет ноутбук, а не калькулятор.

Задача по адаптации внедренных на предприятии стандартные учетных программ к потребностям бизнеса сводится к двум подзадачам: собственно адаптации стандартных программ и (или) информационной интеграции этих программ. То есть к созданию возможности доступа ко всей управленческой информации через единый интерфейс. Адаптация стандартных программ, особенно на уровне первичных документов, обычно оказывается настолько проблематичной, что легче (быстрее и дешевле) заменить эту функциональность разработкой отдельной программы, чем конфигурировать интерфейс стандартной программы. Ради возможности получить актуальную информацию, пригодную для принятия на её основе качественных управленческих решений, целесообразно разработать несколько дополнительных программных модулей. Подготовка первичных учетных документов должна происходить с учетом всей специфики конкретного бизнеса. Все стадии приема, обработки и выполнения заказов должны быть отражены в программе и учитываться в реальном времени, в моменты совершения соответствующих действий. Только в этом случае управленческая информация будет актуальной и достаточно точной. В свою очередь, функциональность программы при подготовке первичных документов должна быть адекватной реальным бизнес-процессам и ни в каком случае не вынуждать приспосабливать налаженный бизнес к ограниченным возможностям учетной системы. Главное в управленческой учетной системе, о чем нельзя забывать на всех этапах её разработки, внедрения и развития, это её ориентация на проектный менеджмент, а не на оперативный учет, а также ориентация на конкретный бизнес. В программе должно быть всё необходимое для эффективного управления конкретным бизнесом и при этом ничего лишнего, то есть к данному бизнесу отношения не имеющего. Самое важное – это возможность грамотно и полно анализировать продажи и развивать коммерческую систему. При этом в момент получения информации из учетной системы для принятия управленческого решения, не должно возникать никаких технических вопросов. Нажали кнопку – получили информацию. Из какой базы, из какой программы, каким образом, насколько точно, насколько актуально – таких вопросов при использовании толковой управленческой системы возникать не должно: нет времени на обсуждение подобных вопросов.