Стандартные решения.

Прежде всего, рассмотрим возможности внедрения так называемого «стандартного» программного обеспечения для организации учета на малых и средних предприятиях.

Для организации бухгалтерского и налогового учёта используют программное обеспечение, де факто ставшее стандартным. Разумеется, «миллионы не могут ошибаться». А «стандартные решения» - это и есть то, чем «пользуются миллионы». При этом не принято вдаваться в подробности – действительно такие уж «миллионы», и насколько грамотно пользуются, насколько полно используют функциональность программного обеспечения… Иными словами – насколько совпали возможности разработчиков стандартных программ и потребности пользователей этих программ?

Что же конкретно доступно пользователям?

Стандартные решения можно разделить на 3 категории: бухгалтерские системы, личная бухгалтерия и интернет-торговля.

Бухгалтерские учетные системы, в свою очередь, разделим на те, которые навязаны пользователям и те, которые пользователи выбрали самостоятельно.

Навязанные учетные системы предназначены для сдачи отчетности в электронной форме в контролирующие органы – налоговую, пенсионный и т.п. Их функциональность исчерпывается актуальностью представленных в них бланков отчетов. Полезность их не может обсуждаться, потому что они используются в приказном порядке. Они предназначены исключительно для ввода информации, никак не для её обработки и анализа.

Бухгалтерские учетные системы, которые пользователи выбрали самостоятельно, предназначены для создания первичных учетных документов, ведения бухгалтерского и налогового учета.

Из первичных документов важнейшими являются товарно-транспортные накладные. Справедливым будет утверждение о том, что главная программа на предприятия та, из которой печатают накладные. Или же, если из программы печатают накладные, значит, программа успешно внедрена. Если из бухгалтерской системы накладные не печатают, то такую программу нельзя считать ни полезной, ни внедренной: она что есть, что её нет.

Что характерно для подготовки накладных в стандартных бухгалтерских программах, так это принципиальная оторванность процесса подготовки от реально сложившегося бизнес-процесса. В реальности сначала принимается заказ. Потом он, например, сверяется с реальными остатками на складе и превращается в накладную. Затем заказ обрастает рядом волнующих подробностей при погрузке, доставке, выгрузке, приеме товара заказчиком. Немало интересной управленческой информации создается при возвратах товара. А также в связи с акциями, скидками, бонусами, счетами, дебиторской задолженностью и т.п. В стандартной же бухгалтерской программе всех этих стадий выполнения заказа нет. Обычно даже самой функциональности, как-либо различающей заказ и накладную нет. В лучшем случае можно отдельно выписать счет, а накладную держать «в пути». Более того, многие исполнители на местах считают совершенно нормальной практику, при которой они отказываются от сделки «потому, что наша программа этого не может (не разрешит) сделать».

При этом искренне считают это высказывание проявлением высокого профессионализма. Есть и обратная сторона. В первичке, печатаемой из стандартной бухгалтерской программы, порою, удивительно действует принцип «всё разрешено, что не запрещено». Люди, печатающие накладные из стандартных бухгалтерских программ, склонны полностью им доверять, то есть не проверять. Цены и скидки, напечатанные в накладной из стандартной бухгалтерской программы не вызывают никаких сомнений. Практика показывает, что здесь нередки злоупотребления. Причем, если в крупных корпорациях происходят плановые аудиторские проверки и есть возможность выявления злоупотреблений, то на малых и средних предприятиях опасность злоупотреблений на первичке из стандартных бухгалтерских программ из-за принципиальной безнаказанности, возрастает многократно.

Оставим за рамками этой статьи вопрос о легальных, условно бесплатных и пиратских программах. В контексте управленческих учетных систем для малых и средних предприятий нам важно следующее.

Стандартные бухгалтерские программы созданы, прежде всего, для налогового учета. То есть для подготовки совершенно конкретных отчетов за установленные отчетные периоды. Если первичная учетная документация создается в реальном времени, в привязке к совершению хозяйственных и расчетных операций, то отчетность – строго к определенному дню. Элементарнейшую управленческую информацию, например, остатки по складу, из бухгалтерских программ не берут. То есть, теоретически, они там должны быть каждую минуту актуальны. Но практически, они там будут актуальны только на момент инвентаризации склада.

Стандартные бухгалтерские программы дают возможность вести бухгалтерский и налоговый учет в привязке к конкретным юридическим лицам. В одной программе можно зарегистрировать несколько юридических лиц, но в итоге будут привязанные к ним первичные документы и планы счетов, отдельные балансы. При этом, малый и средний бизнес является прежде всего проектно ориентированным. Главное – сделка, а не её оформление. Конечно же, сделку необходимо правильно оформить, но ведь если сделки не будет, то нечего и оформлять… При таком подходе понятно, что получить из стандартной бухгалтерской программы «баланс проекта», причем достаточно актуальный – совершенно не реальное желание.

Стандартные бухгалтерские программы дают возможность вести бухгалтерский и налоговый учет на крупных предприятиях. План счетов, НДС и т.п. вопросы функциональности корректно решены в этих программах. Но с точки зрения малого или среднего предприятия, большая часть функциональности этих программ попросту не нужна и никогда не будет востребована и использована. То есть, то немногое, что используется, работает неудобно, без учета специфики конкретного бизнеса, и это неудобство терпится ради чего-то мощного но бесполезного. Какое-то нагромождение нелепостей, если разобраться!

Возможности настройки (конфигурирования) стандартной бухгалтерской программы для нужд конкретного малого или среднего предприятия весьма ограниченны. Они сводятся ко вводу реквизитов юридических лиц, созданию справочников контрагентов и товаров.

В рамках стандартной бухгалтерской программы не представляется возможным «сконфигурировать» мало-мальски приемлемую аналитику продаж: нет возможности разбить товары по категориям , например, по ценовым сегментам и торговым маркам. Нет возможности анализировать контрагентов по каналам сбыта и географии поставок. Даже если есть возможность ввести в справочники подобные реквизиты, функциональность по отчетам отсутствует. Более того. В бухгалтерских программах работают бухгалтеры, что довольно логично. Так вот, ни единый бухгалтер не будет вводить информацию в справочники, к бухгалтерии отношения не имеющую. А информация о торговых марках или каналах сбыта, с точки зрения бухгалтера, лишь засоряет справочники бухгалтерской системы. Поправьте меня, если это не так!

Рассмотрим теперь стандартные учетные системы для интернет-торговли, так называемые «движки». Для них характерна функциональность, связанная со спецификой Интернета, при весьма ограниченных и даже проблематичных возможностях учета реального. То есть, учитываются посещения страниц интернет-магазина, специфически учитывается поведение посетителей на этих страницах, особенно при оформлении заказа. Много внимания уделяется так называемой «воронке продаж». При этом не принято, скажем, вести свой реальный склад на таком «движке». Считается совершенно естественным положение вещей, при котором, например, страницы товаров в интернет-магазине оформляются средствами «движка», а отгрузка товаров с оформлением первички (счетов, накладных) оформляется в отдельной, никак не связанной бухгалтерской программе. Или вообще на бланках, шариковой ручкой. С использованием калькулятора.

Наконец, «личная бухгалтерия». На этапе создания бизнеса, особенно, если бизнес создается на основе хобби или даже образа жизни учредителя, это может оказаться адекватным и даже оптимальным информационным решением. Но только до того момента, когда нужно будет четко разграничить личные средства и оборотные средства предприятия.

Итак, стандартные решения, помимо своих несомненных достоинств, в случае использования на малых и средних предприятиях, выявляют обширную проблематику. Их выбор очень ограниченный, и на самом деле, представляет собой «выбор лучшего из имеющегося», а никак не «лучшего из лучшего». Проблематично получить из них актуальную информацию, пригодную для принятия на её основе качественных управленческих решений. При подготовке первичных учетных документов применяется формальный подход, не отражающий в необходимой мере специфику конкретного бизнеса. Функциональность подготовки первичных документов неадекватна реальным бизнес-процессам и вынуждает приспосабливать налаженный бизнес к ограниченным возможностям учетной системы. Ограничение бизнеса функциональностью учетной системы неизбежно ведет как к снижению доходности, так и к злоупотреблениям. Стандартные учетные системы ориентированы на оперативный учет, а не на проектный менеджмент. Они ориентированы на крупные корпорации, а не на малые и средние предприятия. Только лишь ведя учет в стандартных учетных системах нет возможности грамотно анализировать продажи и развивать коммерческую систему. В случае использования нескольких стандартных учетных систем в одном бизнесе, приходится иметь дело со множеством несвязанных узкоспециализированных программ.